Aplikace Spisová služba není určena jen k zaznamenávání příchozí a odchozí “papírové” pošty. Umí také zpracovávát příchozí eletronickou korespondenci – faxy, e-maily a také datové zprávy. Může tedy fungovat jako náhrada knihy příchozí a odchozí pošty, ale také centrum pošty obecně.
Systém automaticky každé zásilce přidělí jedinečné číslo (jednací číslo), lze také poštu přiřazovat k obchodním případům. Při zapnutí funkce upozornění na příchozí poštu se uživatelům posílají výzvy k vyzvednutí pošty například na sekretariátu.
Nově je v aplikaci implementován systém zodpovědnosti. Pošta může být přidělena někomu k vyřízení a je pak hlídáno převzetí odpovědnosti a vyřízení zásilky ve stanoveném termínu. Toto se nejčastěji používá právě u datových zpráv, ale obecně i u jiných důležitých zprávy vyžadujících vyřízení např. odpovědí.
Pokud je ve firmě používán také elektronický fax, lze v aplikaci pracovat také s těmito faxy. Příchozí faxy se řadí do fronty ke zpracování (roztřídění) opět s možností upozornění na došlý fax a také s možností automatického přiřazení k firmě pokud je rozpoznáno číslo odesílatele. Dle konfigurace faxové brány je Spisová služba rovněž připravena k odesílání faxů, a to poloautomaticky i z jiných aplikací spinesys.
Aplikace ke své funkci vyžaduje aplikaci Adresář a může být propojena s Konektorem datových schránek.